チームの仕事の効率を上げるメール術

こんにちは、紀村昌彦です。

上司が私の隣でメールチェックをしていた時に、話した一言です。

「〇〇からメール来たよ。なんでこんなにたくさんの人に送るんだ！だからみんなのメールボックスが一杯になるんだ」

具体的には〇〇さんは、担当者と上司のみでなく、その部署の所属長までにメールを送信していました。

たしかに情報は多くの人に展開した方が、後から

「これ知らない」

と言われることもありませんし、メールの宛先に入れるだけで簡単に情報を展開できます。

以前は私もそうでしたが、今は情報が必要な人に宛先を絞ってメールを送信しています。なぜかというと、、、

メールを多数の人に送ることで、送られた人の「時間」を奪うことに気づいたからです。

ポイントは3つです。

1.参照ということでccに入れても、送られた側はメールを読むことになるので、不用意にccに入れない。

2.送られた側はメールの整理にも時間を奪われてしまう。

3.宛先を選択するために自分の時間も使うことになる。

メールよりも、直接会ったり電話で話した方が効率が良い場合もあります。

上手に組み合わせて、チームの効率を上げていきましょう。

皆さんも是非、参考にして下さい。

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