今まで作ったことが無い書類や経験したことがない案件を任されたとき、どうしますか。
書類作成であれば、社内のルールを確認して、書類作成の手順書を見ながら、
書類を作っていきますか。
正しいですが、時間がかかってしまいますよね。

私も今日、初めて作る書類がありました。
まず手順書を確認すると同時に、最近同じ書類を作った人のところへ行きました。
手順を見た瞬間に「これは、まともに読んだら時間がかかる」と判断したからです。

そして、その人が作ったデータをもらいます。
そこから、作業開始です。手順書を見ながら、該当箇所を書き換えました。
これで8割方完了です。
残るは他の課から出てくる書類番号を書くだけ。
作成手順を一から読んでいたら、1時間以上かかる仕事を30分弱で終わらせました。
約1/2の時間短縮です。

重要なことは、フォーマットをもらって、コピペするよりも、
ゴールが認識できたことです。
ここでは、前に作った人の出来姿を見ることです。
それによって手順書を理解するスピードも違ってきます。

仕事を短縮させるために、色んな手段を使っていきましょう。